Un documento riservato da riassumere, un preventivo da confrontare, una specifica tecnica da tradurre. L’intelligenza artificiale può semplificare queste attività. Ma cosa succede quando lo strumento viene scelto senza una valutazione aziendale e nessuno verifica quali informazioni riceve?

È qui che produttività e sicurezza devono incontrarsi: non per impedire alle persone di usare l’AI, ma per stabilire con quali strumenti, su quali dati e con quali controlli.

Il Rapporto Clusit di ottobre 2026 evidenzia come l’utilizzo non governato dell’intelligenza artificiale possa creare nuovi punti ciechi nella sicurezza aziendale: applicazioni non censite, informazioni affidate a servizi non valutati e accessi che sfuggono ai normali controlli.

Cos’è la Shadow AI?

La Shadow AI è l’utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale non autorizzati o non governati dall’azienda. Può riguardare chatbot, estensioni del browser, servizi di trascrizione, strumenti di analisi documentale e collegamenti con altre applicazioni adottati senza un’adeguata supervisione.

Non riguarda soltanto quale programma viene utilizzato, ma anche quali informazioni riceve e quali attività svolge.

Chiedere a un assistente AI di migliorare un testo pubblico è diverso dal caricare un contratto riservato o un progetto industriale. Per questo, la valutazione non può fermarsi al nome dello strumento: deve considerare il suo impiego concreto.

Perché le persone utilizzano strumenti AI non approvati

La Shadow AI può diffondersi quando gli strumenti sono facilmente accessibili, le regole aziendali sono poco chiare o le soluzioni disponibili non rispondono alle esigenze operative. Il Rapporto Clusit individua questi fattori tra le principali cause del fenomeno.

Il punto di partenza può essere una necessità quotidiana: preparare un’offerta più velocemente, sintetizzare una riunione o comprendere un manuale.

Non è quindi utile leggere ogni utilizzo non autorizzato come una volontà di aggirare i controlli. Prima di introdurre nuovi divieti, l’azienda dovrebbe capire quali attività le persone stanno cercando di semplificare.

Una regola efficace deve chiarire cosa è consentito e offrire un’alternativa praticabile.

Cosa verificare prima di caricare documenti su uno strumento AI

Prima di affidare un documento aziendale a un servizio AI, non basta sapere se produce buone risposte. Occorre verificare quali informazioni può trattare, come le conserva, chi può accedervi e quali condizioni ne regolano l’utilizzo.

Uno strumento può infatti entrare nel lavoro quotidiano senza essere passato dai normali controlli aziendali su sicurezza e contratti. È uno dei punti ciechi della Shadow AI.

La domanda non è quindi soltanto “Possiamo usare questo strumento?”, ma “Possiamo usarlo per questa attività e con questi dati?”.

Quali rischi introduce la Shadow AI?

I rischi riguardano soprattutto informazioni riservate, accessi e affidabilità delle attività svolte. Non si limitano al copia-incolla di un testo in un chatbot.

Informazioni aziendali affidate a servizi non valutati

Contratti, dati dei clienti, listini, progetti e codice possono essere caricati su piattaforme senza che l’azienda ne abbia verificato il trattamento.

Il Rapporto Clusit segnala anche il rischio di condividere codice contenente password, chiavi o altre credenziali che consentono l’accesso ai sistemi.

Non significa che ogni servizio AI utilizzi automaticamente i contenuti per addestrare i propri modelli. Significa che conservazione, possibile riutilizzo e protezione delle informazioni devono essere verificati, non presunti.

Accessi che nessuno controlla

Il rischio cambia quando uno strumento viene collegato alla posta, agli archivi o ad altre applicazioni aziendali. In questi casi occorre sapere quali autorizzazioni possiede e come revocarle.

Il rapporto richiama proprio le difficoltà create dalla proliferazione di account personali e collegamenti non censiti.

Una domanda concreta: se una persona cambia ruolo o lascia l’azienda, chi verifica quali servizi AI ha collegato e quali accessi devono essere rimossi?

Automazioni senza limiti adeguati

Alcuni strumenti non si limitano a rispondere: possono cercare documenti, interrogare applicazioni o eseguire attività. Sono spesso indicati come agenti AI.

Se non vengono governati, errori o istruzioni malevole possono influenzarne il comportamento. Il Rapporto Clusit evidenzia questi rischi e la necessità di controllare accessi e autonomia degli strumenti.

Risposte utilizzate senza verifica

Un risultato può sembrare convincente ed essere comunque inesatto. Se viene inserito in un’offerta, una procedura o una decisione senza verifiche adeguate, l’errore può avere conseguenze operative.

Per questo il rapporto raccomanda controlli sui risultati, formazione e procedure coerenti con le attività affidate all’AI.

Perché il manifatturiero deve prestare attenzione?

Nelle imprese manifatturiere, l’AI può essere utilizzata su informazioni strettamente legate al valore dell’azienda: disegni, specifiche tecniche, codice, documentazione di produzione e condizioni commerciali.

Tradurre un manuale o confrontare preventivi può essere utile. Il punto è verificare quali contenuti possono essere condivisi e con quali servizi.

Il contesto cyber rende questa attenzione importante. Nel primo semestre 2026, Clusit ha rilevato 45 incidenti nel manifatturiero italiano su 245 complessivi, pari al 18,4% del campione nazionale. Nello stesso periodo, il manifatturiero rappresentava il 5,4% degli incidenti osservati a livello globale.

Queste percentuali riguardano gli incidenti cyber complessivi, non quelli causati dalla Shadow AI. Non dimostrano neppure, da sole, una maggiore vulnerabilità del manifatturiero italiano: il rapporto invita a considerare anche la struttura economica e la diversa visibilità degli eventi.

Il messaggio operativo è evitare che strumenti non valutati aggiungano ulteriori rischi a processi già delicati.

Che collegamento c’è con AI Act, NIS2 e protezione dei dati?

La Shadow AI rende difficile rispondere a domande essenziali: quali strumenti utilizziamo, per quali finalità e con quali informazioni?

Il Rapporto Clusit sottolinea che, per valutare gli obblighi dell’AI Act, occorre partire dal censimento e dalla classificazione dei sistemi e dei loro utilizzi. Gli adempimenti non sono identici per ogni applicazione o per ogni organizzazione.

Non è quindi corretto presentare qualsiasi utilizzo di un chatbot come soggetto agli stessi obblighi previsti per i sistemi ad alto rischio.

Per le organizzazioni interessate dalla NIS2, il collegamento riguarda la gestione dei rischi e delle dipendenze digitali. Anche la sicurezza dei fornitori assume rilievo, con possibili richieste contrattuali verso imprese che non rientrano direttamente nel perimetro della normativa.

Quando vengono trattati dati personali, occorre inoltre valutare gli obblighi di protezione dei dati. L’assenza di visibilità sugli strumenti utilizzati può rendere più difficile ricostruire cosa è stato condiviso e come è stato trattato.

Il punto non è aggiungere burocrazia indistinta: è individuare gli obblighi effettivamente applicabili e i controlli necessari.

Come ridurre la Shadow AI senza bloccare il lavoro?

Il Rapporto Clusit propone un approccio che combina conoscenza degli utilizzi, regole, controllo degli accessi, formazione e disponibilità di alternative approvate.

1. Scoprire quali strumenti vengono già utilizzati

Non limitarsi a chiedere quali chatbot sono presenti. Occorre capire anche quali attività supportano, quali dati ricevono e a quali applicazioni sono collegati.

Il censimento deve essere aggiornato nel tempo, perché strumenti e modalità di utilizzo cambiano.

2. Definire quali informazioni possono essere condivise

Le indicazioni devono essere semplici: quali dati possono essere utilizzati, su quali strumenti e a quali condizioni.

Servono regole specifiche per informazioni riservate, dati personali, progetti, codice e credenziali. Il rapporto include la classificazione dei dati tra gli elementi della governance dell’AI.

3. Offrire alternative realmente utili

Uno strumento approvato ma inadatto alle esigenze operative lascia irrisolto il bisogno iniziale.

Clusit raccomanda soluzioni aziendali che rispondano al lavoro delle persone. Precisa inoltre che le licenze enterprise possono offrire maggiori garanzie quando sono correttamente configurate e contrattualizzate: l’etichetta commerciale, da sola, non basta.

4. Limitare e verificare gli accessi

Ogni strumento dovrebbe ricevere soltanto i permessi necessari per svolgere il proprio compito.

Il rapporto indica, tra i presidi utili, la gestione delle identità, l’autenticazione a più fattori e i controlli per prevenire l’invio non autorizzato di informazioni riservate. Le soluzioni vanno scelte in funzione dell’ambiente e dei rischi effettivi.

5. Formare e rendere semplice chiedere aiuto

La formazione deve rispondere a domande quotidiane:

  • Posso caricare questo documento?

  • Come verifico la risposta?

  • Cosa faccio se ho condiviso un file riservato?

  • A chi propongo un nuovo strumento?

Il Rapporto Clusit raccomanda formazione differenziata per ruolo, supporto continuo e canali semplici per segnalare nuove applicazioni o dubbi.

L’obiettivo è vietare l’AI o governarla?

Conoscere gli strumenti è il punto di partenza, non il risultato finale. Dopo il censimento occorre decidere quali utilizzi autorizzare, quali modificare e quali interrompere.

Il Rapporto Clusit sottolinea che la sfida è consentire alle persone di utilizzare l’AI in modo sicuro, tracciabile e conforme, anziché limitarsi a inseguire comportamenti non autorizzati.

Per l’azienda significa trasformare iniziative individuali in scelte consapevoli: sapere quali informazioni vengono trattate, quali accessi sono concessi e chi verifica i risultati.

Da dove iniziare nella tua azienda?

Prima di aggiungere un nuovo strumento, verifica dove l’AI è già entrata nei processi.

Quali attività supporta? Quali documenti riceve? È collegata alla posta o agli archivi? Chi ne ha valutato l’utilizzo?

Per mettere a fuoco esposizione e priorità di controllo, richiedi un confronto operativo con CyberItalia: info@cyberitalia.cloud.

Domande frequenti

La Shadow AI riguarda soltanto i chatbot?

No. Può includere estensioni del browser, servizi di trascrizione, strumenti di analisi documentale, agenti e collegamenti con altre applicazioni utilizzati senza un’adeguata supervisione aziendale.

Un servizio AI approvato può ricevere qualsiasi dato?

No. L’approvazione deve specificare gli utilizzi e le categorie di informazioni consentite. Configurazioni, condizioni contrattuali e controlli restano importanti anche nelle soluzioni enterprise.

La Shadow AI riguarda anche le PMI?

Sì. Il fenomeno può interessare anche organizzazioni di piccole dimensioni. Le misure devono essere proporzionate alle attività, ai dati e agli accessi coinvolti, senza presumere che una dimensione ridotta escluda il rischio.

Basta vietare gli strumenti AI non autorizzati?

Un divieto, da solo, non sostituisce la gestione del rischio. Occorrono regole comprensibili, alternative approvate, controllo degli accessi e formazione pratic