Gestione Documentale - Conservazione Sostitutiva

Sei un Professionista , Titolare di Azienda , desideri eliminare tutti gli archivi cartacei e rendere digitale e conservare a norma di legge qualsiasi tipologia di documento, quali:

• Fatture attive e passive
• Ricevute fiscali ed estratti conto
• Libri Sociali (es: Libro Giornale, delibere assembleari)
• LUL e cedolini paga
• Mandati e Reversali
• Cartelle cliniche
• Contratti, atti e documenti commerciali
• File di trasmissione ad Entratel, Agenzia Entrate, Registro Imprese - CCIAA ecc.

tutto questo è possibile utilizzando l'applicazione , una soluzione a bassissimo impatto per la tua organizzazione, nessun investimento I.C.T., il servizio è totalmente in full-outsourcing. Il processo di gestione dei documenti diventa semplice ed automatizzato , completamente fruibile via Web.

• Nessun software viene installato presso la tua organizzazione, quindi nessuna competenza tecnica e tecnologica è a tuo carico
• Nessun costo di gestione è a tuo carico essendo il servizio in full-outsourcing
• Nessun onere legale o formale è a tuo carico perché il servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva è completamente automatizzato e derogato a WebDoc e all’Ufficio Legale che lo supporta e ne convalida il funzionamento

Un semplice processo suddiviso in tre passi : Archivia, Cerca, Conserva

Il servizio di conservazione sostitutiva comprende:

• La conservazione sostitutiva ai fini fiscali dei documenti in formato elettronico (10 anni per le fatture attive e passive e quanto previsto dalla legge per gli altri tipi documento)
• L’invio al destinatario tramite posta elettronica delle fatture elettroniche attive
• La definizione delle linee guida di conservazione personalizzate per la tua organizzazione
• L’invio annuale dell’impronta all’Agenzia dell’Entrate per il periodo di conservazione
• Il controllo annuale a norma sulla leggibilità dei documenti archiviati
• Il supporto legale per il tuo processo amministrativo

Oltre a quanto descritto sono presenti anche moduli software personalizzati per le P.M.I. dotate di loro ERP. In questi contesti ICT il ns. team è in grado di realizzare un processo automatizzato di upload, con l'ausilio di Connettori software sviluppati ad-hoc,  in grado di prelevare documenti da:

– Cartelle su filesystem - – Database(SQL,MySql,Oracle,Db2)  – Email, fax server, etc..

ed effettuare l'upload dei dati senza impegnare risorse umane ad eseguire il processo manualmente.

Approfondimenti (per maggiori informazioni visita il sito)

Gestione Documentale  Applicazione software "WEBDOC"

WebDoc e un sistema web based tecnologicamente avanzato che consente di acquisire, ricercare, visualizzare, diffondere, firmare digitalmente ed archiviare documenti e file in conformita alla nuova normativa Italiana ed Europea.

Semplicità e Sicurezza nella Gestione Documentale – Web Doc ti permette di gestire tutta la documentazione aziendale. Grazie all’applicazione web ed alla soluzione in full-outsourcing, la gestione documentale diventa un processo semplice e sicuro.

Riduzione dei Costi nella Gestione dei Documenti dell’Azienda – La gestione dei documenti cartacei in aziende complesse arriva ad essere un vero e proprio costo aziendale. I risparmi sono garantiti dalla gestione, ricerca e condivisione dei documenti in formato elettronico.

Maggiore Qualità nella Gestione Documentale – La consultazione e distribuzione dei documenti agli utenti che ne hanno diritto diventa semplice e tracciabile. II tempo di ricerca di qualsiasi documento si riduce drasticamente grazie all’accesso web.

Adempimento alle Normative della Gestione dei Documenti Elettronici – Cresce il numero di normative da seguire per avere un sistema di gestione documentale a norma. Tutto questo ha un costo per le aziende che gestiscono documenti e dati sensibili. La legge sulla privacy e solo un esempio di questo tipo. L’introduzione di un sistema documentale come Web Doc risolve molti di questi adempimenti.

Conservazione Sostitutiva Applicazione software "WEBDOC" 

Il servizio di conservazione sostitutiva dei tuoi documenti su WebDoc è basata sul trattamento informatico del cosiddetto ‘plico di conservazione’. Per ‘plico di conservazione’ s’intende l’insieme, anche eterogeo, di documenti conservati in modalità elettronica. 

• Definzione di un ‘plico di conservazione’. Tutti e soli i documenti non ancora conservati sostitutivamente sono raccolti in un unico contenitore logico (e non fisico) chiamato ‘plico di conservazione’. 
• Il plico di conservazione viene firmato digitalmente dal Resposanbile della conservazione (tipicamente Omnia Software) e marcato tramite apposizione della marca temporale. Questo è fondamentalmente quello che prevede la legge per rendere opponibile a terzi la tua copia elettronica archiviata su WebDoc. 
• Tutti i documenti contenuti nel plico sono marcati singolarmente con data e ora di conservazione e con il codice univoco del plico. Da questo momento in poi ogni ricerca su WebDoc evidenzia le informazioni di conservazione e tu puoi sapere immediatamente la situazione aggiornata del tuo archivio documentale.

La normativa vigente descrive che è possibile conservare digitalmente tutti i documenti, anche con rilevanza fiscale, che siano ‘non unici’ ovvero eventualmente ricostruibili tramite altri documenti. A titolo di esempio citiamo fra i documenti unici (quindi non conservabili sostitutivamente) le schede carburante e gli assegni. 

Fra i documenti che possono essere conservati sostitutivamente ci sono: le fatture attive e passive; i documenti di trasporto (DDT); i cedolini paga o il libro unico del lavoro; il libro giornale di magazzino; il libro degli inventari; il libro dei cespiti; il registro dei corrispettivi; i mastri; il registro di carico e scarico; le ricevute fiscali; la modulistica relativa ai pagamenti (F24,F23, bollettini c/c) e molto molto altro!

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